タウンプラスの手配代行とは？｜郵便局との調整・印刷・仕分け・差出までまとめて依頼
タウンプラスを利用して、店舗周辺の住民にチラシやDMを届けたい。実施する地域や時期もある程度決まっている。
しかし、実際に手配を進めようとすると、「どの郵便局に相談すればよいのか」「希望する地域には何通配達できるのか」「印刷物はどのように仕分けするのか」など、分からないことが出てくるものです。
特に、複数の地域で実施する場合には、郵便局ごとの調整や配達物の準備など、担当者の負担も大きくなります。
こうした実務をまとめて任せられるのが、タウンプラスの手配代行サービスです。
今回は、タウンプラスの手配代行で任せられる業務や利用するメリット、実施までの流れについてご紹介します。
タウンプラスの手配代行とは？
タウンプラスは、日本郵便が提供する、宛名リストを用意せずに指定地域の配達可能な世帯や事業所などへ広告物を届けるサービスです。
町丁目などの地域を指定できるため、店舗周辺の住民への告知や、特定エリアでのキャンペーン案内などに利用されています。
実際の配達は日本郵便が担当しますが、タウンプラスを実施するには、配達エリアの調査、郵便局との調整、広告物の準備、仕分け、搬入など、さまざまな作業が必要になります。
これらの実務を代わりに手配するのが、タウンプラスの手配代行会社です。
つまり、日本郵便が配達するタウンプラスを、実施できる状態まで準備・手配するサービスと考えると分かりやすいでしょう。
タウンプラスの実施にはどのような準備が必要？
タウンプラスは郵便局が配達してくれるため、配布スタッフを自社で手配する必要はありません。
しかし、郵便局へ広告物を差し出すまでには、いくつもの準備工程があります。
まず、配達を希望する地域を決め、対象となる配達可能通数を確認します。希望する範囲をそのまま指定できるとは限らないため、実際の配達区域に合わせた調整が必要です。
次に、チラシやハガキ、封筒などの配達物について、サイズや重量、形状、印刷部数などを決定します。
そのうえで、郵便局との事前調整や必要な手続きを行い、指定された条件に合わせて広告物を仕分け・梱包します。
最後に、指定郵便局へ広告物を搬入し、差出を行います。
これらの作業は、配達希望時期に間に合うよう、印刷や加工に必要な日数も考慮して進めなければなりません。
タウンプラスは配達そのものを日本郵便に任せられる一方で、差出までの準備には一定の知識と作業時間が必要なサービスです。
タウンプラスの手配代行で任せられる5つの業務
手配代行会社に依頼すると、タウンプラスの実施に必要な業務をまとめて相談できます。
主な業務は次の5つです。
① 配達エリアの調査・選定
店舗所在地や希望する商圏をもとに、配達対象となる地域を検討します。
町丁目などの単位で配達エリアを確認し、配達可能通数を調査します。希望する通数に合わせて配達範囲を調整することもできます。
② チラシ・ハガキ・DMの印刷・加工
配達する広告物の仕様確認から、印刷や加工の手配まで対応します。
チラシやハガキの印刷、封筒への封入など、配達物の形態に応じた準備をまとめて依頼できます。
③ 郵便局との事前調整・必要書類の手配
差出条件や配達希望時期について郵便局と調整し、差出計画書などの必要な手続きを進めます。
複数の郵便局にまたがる場合には、それぞれの条件を確認しながら調整する必要があります。
④ 郵便局の指定に合わせた仕分け・梱包
タウンプラスでは、配達地域などの指定区分に合わせた仕分けや、紙札の準備、梱包などが必要になります。
大量通数や複数エリアでの実施では、こうした作業にも時間がかかります。
⑤ 郵便局への搬入・差出・進行管理
準備した広告物を指定郵便局へ配送し、差出を手配します。
また、印刷・加工・仕分け・搬入までのスケジュールを管理し、希望する配達時期に向けて全体の進行を調整します。
このように、配達エリアの調査から郵便局への差出まで、一連の業務をまとめて任せられることが手配代行の特徴です。
※実際に依頼できる業務範囲は、代行会社や案件の条件によって異なります。
自社で手配する場合と代行会社に依頼する場合の違い
タウンプラスは、自社で郵便局と調整して実施することもできます。
その場合、配達エリアの調査、必要書類の準備、印刷会社への発注、仕分け、配送などを担当者が進めることになります。
一方、代行会社へ依頼すれば、こうした作業をまとめて任せることができます。
例えば、広告代理店がクライアントからタウンプラスの実施を依頼された場合、自社で手配するには郵便局や印刷会社、配送会社などと個別にやり取りする必要があります。
代行会社を利用すれば、連絡窓口を一本化し、実施に必要な業務をまとめて調整できます。
また、配達地域の追加や広告物の仕様変更などが発生した際も、代行会社を窓口として調整を進められます。
担当者が個別の作業や連絡に追われることなく、販促内容の検討やクライアント対応に集中しやすくなることが、手配代行を利用する大きなメリットです。
タウンプラスの手配代行を利用する3つのメリット
タウンプラスの手配代行には、大きく3つのメリットがあります。
1つ目は、担当者の作業負担を軽減できることです。
配達エリアの調査、郵便局との調整、印刷・仕分け・搬入などの業務を任せることで、販促担当者は広告内容の検討やキャンペーンの企画、社内調整など、本来の業務に時間を使いやすくなります。
2つ目は、複数エリア・大量通数の実施を管理しやすいことです。
複数の郵便局にまたがる場合には、郵便局ごとの条件確認や差出数量の調整が必要です。
手配代行会社にまとめて依頼すれば、各郵便局への対応や実施スケジュールを一括して管理しやすくなります。
3つ目は、印刷から差出まで連絡窓口を一本化できることです。
印刷会社、加工会社、配送会社などを個別に手配する必要が少なくなり、確認や調整の負担を軽減できます。
特に、広告代理店や複数店舗を運営する企業の販促担当者にとって、こうした業務の一本化は大きなメリットといえるでしょう。
タウンプラスの相談から配達までの流れ
タウンプラスの手配代行を利用する場合、一般的には次のような流れで進めます。
① ご相談
配達目的、希望する地域、配達時期、広告物の種類などを確認します。
② 配達エリア・通数の確認
希望する地域の配達可能通数を調査し、配達範囲を検討します。
③ 実施内容の確認・ご発注
配達物の仕様や必要な業務、実施条件を確認してご発注いただきます。
④ 印刷・加工・仕分け
チラシやハガキなどを制作し、郵便局の指定に合わせて仕分け・梱包します。
⑤ 郵便局への差出
指定郵便局へ広告物を搬入し、必要な手続きを行います。
⑥ 日本郵便による配達
調整した配達期間に沿って、日本郵便が配達します。
タウンプラスは、希望する日に必ず配達できるサービスではありません。
郵便局との事前調整や広告物の制作期間などが必要になるため、実施希望時期から逆算して、余裕を持って準備を進めることが大切です。
手配代行を依頼する前に確認しておきたい4つの項目
タウンプラスの実施相談をする際には、次の4つの情報を整理しておくとスムーズです。
- 配達希望地域：市区町村、町丁目、店舗周辺など
- 希望する配達時期：いつ頃届けたいか
- おおよその通数：希望通数、または配達したい地域
- 配達物の種類：チラシ、ハガキ、封筒など
これらの情報があれば、配達エリアの調査や実施内容の検討を進めやすくなります。
ただし、最初からすべてを決めておく必要はありません。
例えば、「店舗周辺の約5,000世帯に届けたい」「来月のオープンに合わせて配達したい」といった段階でも、まずは相談することができます。
配達可能な地域や通数、広告物の仕様などは、確認しながら決めていくことも可能です。
せいじつ屋のタウンプラス実施・運用代行サービス
せいじつ屋では、タウンプラスの実施に必要な業務をまとめてサポートする「タウンプラス実施・運用代行サービス」を提供しています。
配達エリアや通数の調査から、郵便局との事前調整、チラシ・ハガキなどの印刷・加工、仕分け、指定郵便局への搬入・差出まで、案件に応じて一括手配が可能です。
また、複数の郵便局にまたがる案件や、大量通数での実施についてもご相談いただけます。
広告代理店様からのご依頼では、クライアントへの提案段階で、配達可能通数や実施条件を確認したいというケースもあります。
せいじつ屋では、こうした実施前の調査や手配に関するご相談にも対応しています。
「タウンプラスを実施したいが、手配方法が分からない」
「郵便局との調整や仕分け作業を任せたい」
「印刷から差出までまとめて依頼したい」
「複数エリアのタウンプラスを一括手配したい」
このような場合には、ぜひ一度ご相談ください。
まとめ｜タウンプラスの手配は専門会社への一括依頼で負担を軽減
タウンプラスは、日本郵便が配達を行うサービスですが、実施するためには配達エリアの調査、郵便局との調整、印刷・加工、仕分け、搬入など、さまざまな準備が必要になります。
これらを自社で手配することもできますが、代行会社に依頼すれば、複数の業務をまとめて任せることができます。
特に、複数エリアでの実施や大量通数の案件では、郵便局ごとの調整や配達物の準備など、担当者の負担が大きくなりがちです。
担当者が煩雑な実務に時間を取られず、販促企画やクライアント対応に集中できることが、手配代行を利用する大きなメリットです。
せいじつ屋では、タウンプラスの配達エリア調査から、郵便局との調整、印刷・仕分け・差出まで、実施に必要な業務をまとめてサポートしています。
配達希望地域・時期・おおよその通数・配達物などをお知らせいただければ、実施条件に合わせてご案内いたします。
タウンプラスの手配代行会社をお探しの方は、ぜひせいじつ屋へお問い合わせください。
